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Descubre qué puedes hacer para mejorar tu comunicación por mail 

Nuestra bandeja de entrada del correo electrónico se está convirtiendo en un cajón desastre que todas las mañanas nos ponemos a limpiar y ordenar como primera tarea. Sobre todo los lunes o después de un periodo vacacional, esta labor puede parecernos desesperante.  Con la resignación de estar viviendo en “el día de la marmota”, empezamos por borrar la propaganda, leemos por encima los boletines del sector a los que nos hemos suscrito, marcamos como no leídos los que nos hemos auto-enviado recordándonos tareas o lecturas pendientes y dejamos para el final los correos que realmente requieren esfuerzo: los que hay que responder. Pueden ser internos de nuestra empresa o externos de clientela o empresas proveedoras…Lo malo es que incluso éstos, gracias al estrés, los leemos de forma transversal, por encima, sin dedicarles tiempo y atención, llevándonos muchas veces a malinterpretar contenidos y respondiendo de forma precipitada con el fin de quitarlos de la lista de pendientes.

Debemos de ser conscientes que en nuestro mundo actual, donde el mail es la herramienta de comunicación más utilizada,  todas las personas sufrimos la misma situación.  Por tanto usar el mail con responsabilidad es una obligación, una cuestión de educación, de la misma manera que lo es saludar al entrar por la mañana en la oficina.

 ¿qué debemos de tener en cuenta?

Primero, que la comunicación por mail es más complicada que la comunicación en persona, donde podemos transmitir mayor información a través del lenguaje no verbal.

Segundo, es necesario evaluar si el mail es el mejor medio para transmitir el mensaje.  En cuestiones urgentes o complicadas de explicar puede ser más eficiente una llamada de teléfono, por ejemplo. En otras ocasiones, el mail es un herramienta de traspaso de responsabilidad, dejando constancia de que por nuestra parte hemos cumplido las normas pero hemos aportado poco o nada a la resolución del problema.

Tercero, si nuestro mail es respuesta a otro, debemos leer con calma, varias veces si es necesario,  el correo al que tenemos intención de responder.

Cuarto, evita la impulsividad: observamos cuales son las emociones que surgen al leer o escribir la respuesta, siendo conscientes de que si estamos impacientes o si percibimos que está surgiendo una emoción negativa como la ira, probablemente lo transmitiremos en las palabras que elijamos, influyendo en el tono que  tendrá todo el mensaje

Quinto, mostrar respeto por la persona que va a recibir el mensaje. Visualizarla;  hacernos idea de cómo se sentirá cuando reciba el mail, probablemente con la cabeza ocupada en otras tareas. Después de saludar adecuadamente, recordamos antecedentes. Todas las personas estamos con varias cosas a la vez, temas de diversos procedencias, es un detalle respetuoso que en el mail se recuerde los previos al presente texto, enmarcando la cuestión de forma breve pero concisa. Nos despedimos, poniéndonos a su disposición para aclarar cualquier otra información que precise y deseándole que disfrute del resto de la semana o cualquier otro mensaje amistoso. Leemos de nuevo el mensaje, poniéndonos una vez más en el lugar de la persona que lo va a recibir y si cabe alguna duda, sobre cómo se lo va a tomar, si no está lo suficientemente claro, usamos el teléfono

Debemos recordar que es fácil caer en la tentación de responder rápidamente a un mail con la falsa sensación de que así seremos más eficientes. Sin embargo, hacerlo de forma inconsciente puede llevar a transmitir solo parte de la información dejando huecos que la mente de la persona receptora rellenará con suposiciones. Teniendo en cuenta que el cerebro humano está preparado para detectar amenazas, es probable que esas suposiciones sean negativas,  malinterpretando nuestra intención. Es mucho más eficiente, dedicar tiempo y atención a nuestra comunicación por mail y tratar de hacerlo desde la calma. Si hay una emoción fuerte que pueda movernos a la hora de redactar la respuesta, mejor lo dejamos para más tarde o dedicamos unos minutos a recuperar el equilibrio antes de precipitarnos. ¿Nunca te has arrepentido de haber respondido a un correo sin reflexionar sobre sus posibles “efectos secundarios”? Yo sí.

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