Cómo gestionar las interrupciones

En mi trabajo como consultora, ayudando a las organizaciones a desarrollar el bienestar de las personas que trabajan en ellas, hay una cuestión que genera malestar y que se plantea en todas las empresas independientemente del tamaño y el sector: las interrupciones. Si durante estas vacaciones has tratado de trabajar en una casa con niños alborotando alrededor, conocerás el fenómeno en su máximo exponente.

Las interrupciones tienen una doble dimensión, emocional y productiva. Por un lado, suponen una fuente de estrés, principalmente porque rompen nuestro “flow”, ese estado mental en el que hemos generado la energía perfecta para trabajar feliz y eficientemente, provocándonos malestar y por otro lado, debemos tener en cuenta que recuperar la concentración nos lleva tiempo y esfuerzo.

En nuestro día a día, distinguiría dos tipos de interrupciones: las tecnológicas y las personales.

Las interrupciones tecnológicas. No debiéramos llamarlas interrupciones propiamente dichas porque ni el ordenador ni el teléfono van a saltar sobre nosotr@s para que comprobemos novedades: fácilmente podemos decidir desconectar las notificaciones de nuestro móvil de tal manera que solamente comprobemos nuevos mensajes en el momento que así lo decidamos y no como reacción automática a un sonido que llama nuestra atención.

No chequear el mail o el WhatsApp cada hora o cada media hora no es ningún drama (a no ser que trabajemos en la unidad de urgencias de trasplantes de un hospital). En el caso de las llamadas, yo suelo decidir en función de la importancia y el grado de concentración requerido por la tarea. Si es alto, pongo el teléfono en modo avión para lograr el aislamiento necesario. Si es medio, en modo silencio y solamente miro durante un segundo el número que llama por si es urgente. Si es bajo, por ejemplo, cuando estoy recopilando los tickets de la semana para pasar a contabilidad, puedo decidir contestar y parar la tarea para retomarla una vez finalizada o coger y preguntar a la persona al otro lado del teléfono, si es urgente o le puedo llamar más tarde. Automatizar este tipo de mensaje en el teléfono también es una buena opción para reuniones, dónde evidentemente, los teléfonos deben estar desconectados.

Por otro lado, las interrupciones personales. Las interrupciones personales requieren de amabilidad y empatía por ambas partes. En una empresa en la que trabajé hace un año, elaboraron una fórmula que me pareció innovadora. El último día de una intervención enfocada a disminuir el estrés, basada en Mindfulness, elaboramos respuestas adaptativas para los estresores del día a día. En esta empresa, se habían incorporado varias personas como consecuencia de un proceso de expansión. Esta pobre gente, motivada y con energía, necesitaba de apoyo continuado, desde escanear un documento a dudas sobre cuestiones técnicas del producto, interrumpiendo continuamente el trabajo de otra pobre gente que llevaban tiempo en la empresa, y que, aunque veía una gran ventaja a futuro en el aumento de la plantilla, a corto plazo no eran capaces de gestionar su desánimo ante la complicación de su trabajo habitual, ya de por sí complejo. Además, como las oficinas carecían de puertas o separaciones físicas, era difícil preservar la tranquilidad. Decidieron que siendo necesario atender las necesidades naturales de información de las nuevas incorporaciones, también lo era preservar la tranquilidad en l@s trabajador@s antigu@s con el fin de no reducir tan intensamente su productividad. Para ello, pusieron unas banderitas de colores en sus mesas. Si la bandera era roja, no podrían ser interrumpid@s, si era naranja, solamente en caso de no poder esperar, la verde, indicaba total disponibilidad. La bandera roja solamente podía utilizarse con limitaciones de tiempo, etc.

Las interrupciones estresan y eso supone que estamos más expuest@ a responder más agresiva o impulsivamente gracias al cortisol generado por el estrés. La consciencia para discernir si la situación requiere aislarnos durante un tiempo o por el contrario, podemos estar disponibles para nuestros compañer@s, la amabilidad hacia los demás, pero también hacia nosotr@s mism@s y nuestro trabajo y la empatía, son herramientas indispensables para generar una cultura organizacional que gestione adecuadamente estas fuentes de conflicto. Todas ellas se cultivan desconectando cada día unos minutos para reconectar con nuestra intuición y recuperar el equilibrio. Reserva ese rato sin interrupciones en tu agenda.